Kondisi di
lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut untuk selalu
mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar
perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif atau setidaknya dapat
bertahan dalam kondisi yang menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat
diterapkan untuk memperoleh keunggulan ini adalah EDI. EDI dapat digunakan sebagai
strategi karena dengan strategi kepemimpinan biaya EDI dapat dipenuhi beberapa
keunggulan keungulan-EDI. Selain manfaat dan kendala yang dimiliki EDI, untuk
mempertimbangkan implementasi EDI, hal utama yang harus dipertimbangkan adalah
keputusan mengenai perbandingan antara biaya dan manfaat yang akan diberikan
EDI sendiri.
Pendahuluan
Saat ini
persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat. Dimana semua proses dituntut untuk
dilaksanakan dengan cepat, efisien dan tanpa kesalahan. Untuk dapat bersaing di
dunia bisnis yang ketat ini diperlukan peningkatan kemampuan didalam
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini harus dilakukan karena
sebagaimana kita ketahui, salah satu pemicu timbulnya persaingan yang ketat
adalah teknologi informasi yang semakin canggih dan komunikasi yang selalu
mengikuti perubahannya dan diantara keduanya saling berkaitan. Salah satu
teknologi informasi yang cukup relevan untuk mengantisipasi kondisi yang
semakin kompetitif adalah penggunaan Electronic Data Interchange (EDI) yaitu
salah satu teknologi informasi yang menghubungkan antara satu komputer dengan
komputer lain yang memberikan informasi bisnis dalam bentuk format yang
terstruktur, dan dilakukan oleh para partner bisnis. Tulisan ini akan
ditekankan pada pembahasan mengenai pengaruh EDI terhadap strategi yang
dilakukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Guna memberikan
uraian yang lebih jelas, penyajian dalam tulisan ini akan dikelompokkan dalam
beberapa bagian yaitu pertama akan menyajikan sekilas tentang EDI, kedua EDI
sebagai salah satu strategi, ketiga EDI dan keunggulan kompetitif, dan keempat
kendala-kendala yang dihadapi implementasi.
E-commerce
melibatkan lebih dari satu perusahaan, dan dapat diaplikasikan hampir disetiap
jenis hubungan bisnis. E-commerce mengizinkan produsen untuk menjual
produk-produk dan jasa secara online. Calon pelanggan atau konsumen dapat
menemukan website produsen, membaca dan melihat produk-produk, memesan dan
membayar produk-produk secara online.
E-commerce
merupakan suatu istilah yang mulai banyak digunakan belakang ini, suatu contoh
kata yang sering didengungkan, kata yang berhubungan dengan internet dimana
tidak seorangpun mengetahui dengan pasti definisi tersebut. Berikut ini akan
dipaparkan mengenai pengertian e-commerce yang terdapat pada website atau
menurut para ahli yang dituangkan dalam website-website.
Pada
website whatis.com terdapat pengertian e-commerce yaitu berhubungan dengan
pembelian dan penjualan barang atau jasa melalui internet khususnya World Wide
Web.
Menurut
Robert E. Johnson, III (http://www.cimcor.com), e-commerce
merupakan suatu tindakan melakukan transaksi bisnis secara elektronik dengan
menggunakan internet sebagai media komunikasi yang paling utama.
Menurut
Gary Coulter dan John Buddiemeir (e-commerce outline) , e-commerce berhubungan
dengan penjualan, periklanan, pemesanan produk yang semuanya dikerjakan melalui
internet. Beberapa perusahan memilih untuk menggunakan kegiatan bisnis ini
sebagai tambahan metode bisnis tradisional, sementara yang lainnya menggunakan
internet secara ekslusif untuk mendapatkan para pelangan yang bepotensi.
Sekilas Tentang Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data
Interchange adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi
komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan
format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan
yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI
(Value added Network). Pihak-pihak yang terlibat dalam EDI ini, bisa antara
induk perusahaan dengan anak perusahaan, penjual dengan pembeli, atau satu
bagian dengan bagian lain, baik dalam konteks nasional maupun internasional.
Dengan adanya EDI sebagai salah satu teknologi informasi, proses transaksi yang
dilakukan kedua belah pihak akan semakin cepat, disamping itu formulir yang
digunakan untuk transaksi semakin berkurang. Misalnya untuk transaksi jual
beli, maka pembuatan formulir pesanan pembelian, faktur/invoice, dokumen
pengiriman, berita pembayaran dan sebagainya dapat ditiadakan.
Electronic Business
Merupakan
lingkup aktivitas perdagangan secara elektronik dalam arti luas serta terpenting dan terbesar dari
e-business adalah ecommerce, dimana berbagai aktivitas transaksi jual beli
dilakukan melalui medium internet. Karena sangat lebarnya spektrum proses dari
transaksi jual beli yang ada, sangat sulit menentukan ruang lingkup atau
batasan dari domain e-commerce. Salah satu cara yang dapat dipergunakan untuk
dapat mengerti batasan-batasan dari sebuah e-commerce adalah dengan mencoba
mengkaji dan melihat fenomena bisnis tersebut dari berbagai dimensi, seperti
yang dijelaskan berikut ini.
Teknologi
Kontributor terbesar yang memungkinkan terjadinya
e-commerce adalah teknologi informasi, dalam hal ini perkembangan pesat
teknologi komputer dan telekomunikasi. Tidak dapat dipungkiri bahwa arena jual
beli di dunia maya terbentuk karena terhubungnya berjuta-juta komputer ke dalam
sebuah jaringan raksasa (internet).
Marketing dan “New Consumer Processes”
Dari segi pemasaran, e-commerce sering dilihat
sebagai sebuah kanal atau cara baru untuk berhubungan dengan pelanggan. Melalui
e-commerce jangkauan sebuah perusahaan menjadi semakin luas karena yang bersangkutan
dapat memasarkan produk dan jasanya ke seluruh dunia tanpa memperhatikan
batasan-batasan geografis. Dengan cara yang sama pula sebuah perusahaan dapat
langsung berhubungan dengan end-comsumers-nya. Economic E-commerce merupakan
sebuah pemicu terbentuknya prinsip ekonomi baru yang lebih dikenal dengan
ekonomi digital (digital economy).
Electronic Linkage
Di suatu sisi yang lain, banyak orang melihat
e-commerce sebagai sebuah mekanisme hubungan secara elektronis antara satu
entiti dengan entiti lainnya. Dengan adanya e-commerce, maka dua buah divisi
dapat bekerja sama secara efisien melalui pertukaran data elektronis; demikian
juga antara dua buah kelompok berbeda seperti misalnya antara kantor pemerintah
dengan masyarakatnya; atau mungkin antara pelanggan dengan
perusahaan-perusahaan tertentu.
Information Value Adding
Di dalam e-commerce, bahan baku yang paling
penting adalah informasi. Sehubungan dengan hal ini, proses pertambahan nilai
(value adding processes) menjadi kunci terselenggaranya sebuah mekanisme
e-commerce. Konsep ini dikuatkan dengan teori virtual value chain yang
menggambarkan bagaimana proses pertambahan nilai diberlakukan terhadap
informasi, yaitu melalui langkah-langkah proses: gathering, organizing,
selecting, synthesizing, dan distributing.
Market-Making
E-commerce dikatakan sebagai market-making karena
keberadaannya secara langsung telah membentuk sebuah pasar perdagangan
tersendiri yang mempertemukan berjuta-juta penjual dan pembeli di sebuah pasar
digital maya (e-market). Di pasar maya ini terjadi perdagangan secara terbuka
dan bebas, karena masing-masing penjual dan pembeli dapat bertemu secara
efisien tanpa perantara.
Service Infrastructure
Konsep e-commerce ternyata tidak hanya membuahkan
mekanisme transaksi jual beli semata, namun ternyata banyak sekali jasa-jasa
baru yang diperlukan sebagai sarana pendukung aktivitas jual beli produk
tersebut. Katakanlah jasa dari institusi keuangan untuk menawarkan cara
pembayaran secara elektronik, jasa dari vendor aplikasi yang menawarkan cara
melakukan transaksi secara aman (secure), jasa dari ISP (internet service
provider) yang menawarkan cara mengakses internet dengan cepat dan murah, jasa
perusahaan hosting yang menawarkan perangkat penyimpan data maupun situs
perusahaan yang bersangkutan, dan lain-lain.
Cara Kerja EDI
Ada dua pihak
yang terlibat dalam transaksi tersebut yaitu Penjual dengan pembeli. Disaat
program pembeli terhubung dengan program penjual, dengan standar format yang
telah ditentukan, maka pembeli dapat mengetahui tentang kondisi persediaan yang
diinginkan, baik itu mencakup kuantitas, kualitas, harga maupun spesifikasi
lainnya dari persediaan yang diinginkan. Apabila persediaan yang diinginkan
telah tersedia, maka pembeli dapat langsung mengisi data tentang pesanan
pembelian persediaan tersebut, dan saat yang bersamaan penjual menerima pesanan pembelian yang diminta oleh
pembeli. Setelah itu penjual mengisi data tentang pesanan yang dipenuhi dan
faktur/invoice, dan pada saat yang hampir bersamaan pembeli menerima invoice
melalui komputer dan barang yang dipesan akan segera diterima. Apabila
kesepakatan transaksi penjualan tersebut adalah kredit, maka setelah ada
informasi dari pembeli bahwa barangnya telah diterima, proses jurnal secara
otomatis akan dilakukan oleh komputer sehingga kemungkinan kesalahan posting
transaksi akan berkurang. Untuk aplikasi dari EDI pada dasarnya dibagi dalam
dua tipe yaitu pertama tipe simple system, dalam tipe ini program EDI terpisah
dengan program accounting system yang ada dalam perusahaan, sehingga setiap
transaksi yang dilakukan EDI tidak berpengaruh pada kegiatan atau transaksi
yang sedang berlangsung pada sistem akuntansi yang dilakukan oleh intern
perusahaan. Sedangkan tipe kedua adalah integrated system atau dikenal dengan
istilah computer generating transactions, dalam tipe ini EDI dirangkai secara
langsung dengan program accounting system atau internal computerised accounting
system. Apabila EDI diaktifkan, maka secara langsung accounting system
perusahaan akan aktif dengan sendirinya.
EDI sebagai suatu strategi
Strategi yang
dikemukakan oleh Porter (1980), mengungkapkan bahwa ada dua strategi yang harus
dilakukan agar perusahaan unggul didalam berkompetisi yaitu : Pertama cost
leadership, didalam strategi ini perusahaan diminta untuk menekan biaya agar
biaya bisa lebih rendah dibandingkan dengan perusahaan pesaing, langkah yang
diambil misalnya dengan pengendalian biaya secara ketat, meminimumkan biaya
tenaga kerja, menekan biaya pembelian, mengurangi biaya dokumentasi, biaya
penelitian & pengembangan dan sebagainya. Sedangkan strategi yang kedua
adalah product differentiation, yaitu strategi ini dapat dicapai melalui
penciptaan suatu produk yang unik bagi pelanggan.
Sedangkan
strategi yang kedua adalah product differentiation, yaitu strategi ini dapat
dicapai melalui penciptaan suatu produk yang unik bagi pelanggan. Berkaitan dengan cost leadership, EDI
merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan. Adams (1993), mengungkapkan
bahwa Pratt & Whitney Aircraft salah satu perusahaan aerospace didalam
melakukan transaksi pembeliannya, sebelum menggunakan EDI biaya pembelian yang
dikeluarkan untuk setiap pembelian sebesar $ 30, tetapi sejak
mengimplementasikan EDI biaya pembelian dapat dikurangi hingga $ 20, selain itu
pembeli dapat menghemat waktunya hingga 4 jam setiap minggu. Dari apa yang
dikemukakan Adam, kelihatan bahwa EDI bisa menghemat biaya pembeliannya selain
waktu yang digunakan semakin berkurang.
Kesimpulan
Pengembangan aplikasi e-commerce
bagi sebuah perusahaan / lembaga merupakan proses yang cukup kompleks.
Melibatkan beberapa organisasi / situs dalam penanganan sekuriti dan otorisasi.
Perangkat
lunak ini dirancang untuk mengimplementasi sistem e-commerce dalam
dunia bisnis yang mendukung pemotongan rantai distribusi sehingga konsumen
dapat memperoleh suatu produk dengan harga yang lebih murah. Jenis antarmuka
web dipilih dengan pertimbangan fleksibilitas implementasi perangkat lunak ini
yang dapat dilakukan di jaringan intranet maupun internet, kemudahan untuk deployment,
serta kemampuan cross platform.
Kondisi
lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut agar selalu
mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar
perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif atau paling tidak dapat
bertahan pada kondisi yang menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat
diterapkan guna memperoleh keunggulan tersebut adalah EDI. EDI adalah
pertukaran informasi bisnis secara elektronik dari komputer ke komputer, dalam
format terstruktur, dan dilakukan diantara partner bisnis (Ferguson et. al
1990). Ada dua tipe aplikasi EDI yaitu tipe simple system dan integrated
system, perbedaan kedua tipe tersebut berkaitan dengan integrasi didalam
penyusunan programnya. Sedangkan sarana yang diperlukan EDI adalah
perangkat keras (hardware),
translation software/transaction converter, mail box facilities dan pedoman
prosedur untuk implementasi. EDI dapat dipakai sebagai suatu strategi karena
dengan adanya EDI strategi cost leadership dapat dipenuhi, keungulan-keunggulan
yang dimiliki EDI diantaranya adalah : (1) Menghemat biaya pembelian, (2)
Menghemat biaya dokumentasi, (3) Menghemat waktu, (4) Menghemat biaya tenaga
kerja dan (5) Mempercepat proses transaksi pembelian dan mengendalikan
manajemen persediaan. Sedangkan beberapa kendala yang dihadapi implementasi
diantaranya adalah : (1) Tidak adanya standar global tunggal, (2) Mahalnya
biaya implementasi, (3) Dual system, (4) Hambatan budaya dan (5) Kesulitan yang
berkaitan dengan faktor manusia.
