TEKNOLOGI INFORMASI DAN PERSAINGAN GLOBAL

Abstrak

Kondisi di lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif atau setidaknya dapat bertahan dalam kondisi yang menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan untuk memperoleh keunggulan ini adalah EDI. EDI dapat digunakan sebagai strategi karena dengan strategi kepemimpinan biaya EDI dapat dipenuhi beberapa keunggulan keungulan-EDI. Selain manfaat dan kendala yang dimiliki EDI, untuk mempertimbangkan implementasi EDI, hal utama yang harus dipertimbangkan adalah keputusan mengenai perbandingan antara biaya dan manfaat yang akan diberikan EDI sendiri.

Pendahuluan

Saat ini persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat. Dimana semua proses dituntut untuk dilaksanakan dengan cepat, efisien dan tanpa kesalahan. Untuk dapat bersaing di dunia bisnis yang ketat ini diperlukan peningkatan kemampuan didalam memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini harus dilakukan karena sebagaimana kita ketahui, salah satu pemicu timbulnya persaingan yang ketat adalah teknologi informasi yang semakin canggih dan komunikasi yang selalu mengikuti perubahannya dan diantara keduanya saling berkaitan. Salah satu teknologi informasi yang cukup relevan untuk mengantisipasi kondisi yang semakin kompetitif adalah penggunaan Electronic Data Interchange (EDI) yaitu salah satu teknologi informasi yang menghubungkan antara satu komputer dengan komputer lain yang memberikan informasi bisnis dalam bentuk format yang terstruktur, dan dilakukan oleh para partner bisnis. Tulisan ini akan ditekankan pada pembahasan mengenai pengaruh EDI terhadap strategi yang dilakukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Guna memberikan uraian yang lebih jelas, penyajian dalam tulisan ini akan dikelompokkan dalam beberapa bagian yaitu pertama akan menyajikan sekilas tentang EDI, kedua EDI sebagai salah satu strategi, ketiga EDI dan keunggulan kompetitif, dan keempat kendala-kendala yang dihadapi implementasi.

E-commerce melibatkan lebih dari satu perusahaan, dan dapat diaplikasikan hampir disetiap jenis hubungan bisnis. E-commerce mengizinkan produsen untuk menjual produk-produk dan jasa secara online. Calon pelanggan atau konsumen dapat menemukan website produsen, membaca dan melihat produk-produk, memesan dan membayar produk-produk secara online.

E-commerce merupakan suatu istilah yang mulai banyak digunakan belakang ini, suatu contoh kata yang sering didengungkan, kata yang berhubungan dengan internet dimana tidak seorangpun mengetahui dengan pasti definisi tersebut. Berikut ini akan dipaparkan mengenai pengertian e-commerce yang terdapat pada website atau menurut para ahli yang dituangkan dalam website-website.

Pada website whatis.com terdapat pengertian e-commerce yaitu berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang atau jasa melalui internet khususnya World Wide Web.

Menurut Robert E. Johnson, III (http://www.cimcor.com), e-commerce merupakan suatu tindakan melakukan transaksi bisnis secara elektronik dengan menggunakan internet sebagai media komunikasi yang paling utama.

Menurut Gary Coulter dan John Buddiemeir (e-commerce outline) , e-commerce berhubungan dengan penjualan, periklanan, pemesanan produk yang semuanya dikerjakan melalui internet. Beberapa perusahan memilih untuk menggunakan kegiatan bisnis ini sebagai tambahan metode bisnis tradisional, sementara yang lainnya menggunakan internet secara ekslusif untuk mendapatkan para pelangan yang bepotensi.

Sekilas Tentang Electronic Data Interchange (EDI)

Electronic Data Interchange adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network). Pihak-pihak yang terlibat dalam EDI ini, bisa antara induk perusahaan dengan anak perusahaan, penjual dengan pembeli, atau satu bagian dengan bagian lain, baik dalam konteks nasional maupun internasional. Dengan adanya EDI sebagai salah satu teknologi informasi, proses transaksi yang dilakukan kedua belah pihak akan semakin cepat, disamping itu formulir yang digunakan untuk transaksi semakin berkurang. Misalnya untuk transaksi jual beli, maka pembuatan formulir pesanan pembelian, faktur/invoice, dokumen pengiriman, berita pembayaran dan sebagainya dapat ditiadakan.

Electronic Business

Merupakan lingkup aktivitas perdagangan secara elektronik dalam arti luas serta terpenting dan terbesar dari e-business adalah ecommerce, dimana berbagai aktivitas transaksi jual beli dilakukan melalui medium internet. Karena sangat lebarnya spektrum proses dari transaksi jual beli yang ada, sangat sulit menentukan ruang lingkup atau batasan dari domain e-commerce. Salah satu cara yang dapat dipergunakan untuk dapat mengerti batasan-batasan dari sebuah e-commerce adalah dengan mencoba mengkaji dan melihat fenomena bisnis tersebut dari berbagai dimensi, seperti yang dijelaskan berikut ini.

Teknologi

Kontributor terbesar yang memungkinkan terjadinya e-commerce adalah teknologi informasi, dalam hal ini perkembangan pesat teknologi komputer dan telekomunikasi. Tidak dapat dipungkiri bahwa arena jual beli di dunia maya terbentuk karena terhubungnya berjuta-juta komputer ke dalam sebuah jaringan raksasa (internet).

Marketing            dan         “New      Consumer Processes”
Dari segi pemasaran, e-commerce sering dilihat sebagai sebuah kanal atau cara baru untuk berhubungan dengan pelanggan. Melalui e-commerce jangkauan sebuah perusahaan menjadi semakin luas karena yang bersangkutan dapat memasarkan produk dan jasanya ke seluruh dunia tanpa memperhatikan batasan-batasan geografis. Dengan cara yang sama pula sebuah perusahaan dapat langsung berhubungan dengan end-comsumers-nya. Economic E-commerce merupakan sebuah pemicu terbentuknya prinsip ekonomi baru yang lebih dikenal dengan ekonomi digital (digital economy).

Electronic Linkage

Di suatu sisi yang lain, banyak orang melihat e-commerce sebagai sebuah mekanisme hubungan secara elektronis antara satu entiti dengan entiti lainnya. Dengan adanya e-commerce, maka dua buah divisi dapat bekerja sama secara efisien melalui pertukaran data elektronis; demikian juga antara dua buah kelompok berbeda seperti misalnya antara kantor pemerintah dengan masyarakatnya; atau mungkin antara pelanggan dengan perusahaan-perusahaan tertentu.

Information Value Adding

Di dalam e-commerce, bahan baku yang paling penting adalah informasi. Sehubungan dengan hal ini, proses pertambahan nilai (value adding processes) menjadi kunci terselenggaranya sebuah mekanisme e-commerce. Konsep ini dikuatkan dengan teori virtual value chain yang menggambarkan bagaimana proses pertambahan nilai diberlakukan terhadap informasi, yaitu melalui langkah-langkah proses: gathering, organizing, selecting, synthesizing, dan distributing.

Market-Making

E-commerce dikatakan sebagai market-making karena keberadaannya secara langsung telah membentuk sebuah pasar perdagangan tersendiri yang mempertemukan berjuta-juta penjual dan pembeli di sebuah pasar digital maya (e-market). Di pasar maya ini terjadi perdagangan secara terbuka dan bebas, karena masing-masing penjual dan pembeli dapat bertemu secara efisien tanpa perantara.

Service  Infrastructure

Konsep e-commerce ternyata tidak hanya membuahkan mekanisme transaksi jual beli semata, namun ternyata banyak sekali jasa-jasa baru yang diperlukan sebagai sarana pendukung aktivitas jual beli produk tersebut. Katakanlah jasa dari institusi keuangan untuk menawarkan cara pembayaran secara elektronik, jasa dari vendor aplikasi yang menawarkan cara melakukan transaksi secara aman (secure), jasa dari ISP (internet service provider) yang menawarkan cara mengakses internet dengan cepat dan murah, jasa perusahaan hosting yang menawarkan perangkat penyimpan data maupun situs perusahaan yang bersangkutan, dan lain-lain.

Cara Kerja EDI

Ada dua pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut yaitu Penjual dengan pembeli. Disaat program pembeli terhubung dengan program penjual, dengan standar format yang telah ditentukan, maka pembeli dapat mengetahui tentang kondisi persediaan yang diinginkan, baik itu mencakup kuantitas, kualitas, harga maupun spesifikasi lainnya dari persediaan yang diinginkan. Apabila persediaan yang diinginkan telah tersedia, maka pembeli dapat langsung mengisi data tentang pesanan pembelian persediaan tersebut, dan saat yang bersamaan penjual  menerima pesanan pembelian yang diminta oleh pembeli. Setelah itu penjual mengisi data tentang pesanan yang dipenuhi dan faktur/invoice, dan pada saat yang hampir bersamaan pembeli menerima invoice melalui komputer dan barang yang dipesan akan segera diterima. Apabila kesepakatan transaksi penjualan tersebut adalah kredit, maka setelah ada informasi dari pembeli bahwa barangnya telah diterima, proses jurnal secara otomatis akan dilakukan oleh komputer sehingga kemungkinan kesalahan posting transaksi akan berkurang. Untuk aplikasi dari EDI pada dasarnya dibagi dalam dua tipe yaitu pertama tipe simple system, dalam tipe ini program EDI terpisah dengan program accounting system yang ada dalam perusahaan, sehingga setiap transaksi yang dilakukan EDI tidak berpengaruh pada kegiatan atau transaksi yang sedang berlangsung pada sistem akuntansi yang dilakukan oleh intern perusahaan. Sedangkan tipe kedua adalah integrated system atau dikenal dengan istilah computer generating transactions, dalam tipe ini EDI dirangkai secara langsung dengan program accounting system atau internal computerised accounting system. Apabila EDI diaktifkan, maka secara langsung accounting system perusahaan akan aktif dengan sendirinya.

EDI sebagai suatu strategi

Strategi yang dikemukakan oleh Porter (1980), mengungkapkan bahwa ada dua strategi yang harus dilakukan agar perusahaan unggul didalam berkompetisi yaitu : Pertama cost leadership, didalam strategi ini perusahaan diminta untuk menekan biaya agar biaya bisa lebih rendah dibandingkan dengan perusahaan pesaing, langkah yang diambil misalnya dengan pengendalian biaya secara ketat, meminimumkan biaya tenaga kerja, menekan biaya pembelian, mengurangi biaya dokumentasi, biaya penelitian & pengembangan dan sebagainya. Sedangkan strategi yang kedua adalah product differentiation, yaitu strategi ini dapat dicapai melalui penciptaan suatu produk yang unik bagi pelanggan.

Sedangkan strategi yang kedua adalah product differentiation, yaitu strategi ini dapat dicapai melalui penciptaan suatu produk yang unik bagi pelanggan.  Berkaitan dengan cost leadership, EDI merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan. Adams (1993), mengungkapkan bahwa Pratt & Whitney Aircraft salah satu perusahaan aerospace didalam melakukan transaksi pembeliannya, sebelum menggunakan EDI biaya pembelian yang dikeluarkan untuk setiap pembelian sebesar $ 30, tetapi sejak mengimplementasikan EDI biaya pembelian dapat dikurangi hingga $ 20, selain itu pembeli dapat menghemat waktunya hingga 4 jam setiap minggu. Dari apa yang dikemukakan Adam, kelihatan bahwa EDI bisa menghemat biaya pembeliannya selain waktu yang digunakan semakin berkurang.

Kesimpulan

Pengembangan aplikasi e-commerce bagi sebuah perusahaan / lembaga merupakan proses yang cukup kompleks. Melibatkan beberapa organisasi / situs dalam penanganan sekuriti dan otorisasi.

Perangkat lunak ini dirancang untuk mengimplementasi sistem e-commerce dalam dunia bisnis yang mendukung pemotongan rantai distribusi sehingga konsumen dapat memperoleh suatu produk dengan harga yang lebih murah. Jenis antarmuka web dipilih dengan pertimbangan fleksibilitas implementasi perangkat lunak ini yang dapat dilakukan di jaringan intranet maupun internet, kemudahan untuk deployment, serta kemampuan cross platform.

Kondisi lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut agar selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif atau paling tidak dapat bertahan pada kondisi yang menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan guna memperoleh keunggulan tersebut adalah EDI. EDI adalah pertukaran informasi bisnis secara elektronik dari komputer ke komputer, dalam format terstruktur, dan dilakukan diantara partner bisnis (Ferguson et. al 1990). Ada dua tipe aplikasi EDI yaitu tipe simple system dan integrated system, perbedaan kedua tipe tersebut berkaitan dengan integrasi didalam penyusunan programnya. Sedangkan sarana yang diperlukan EDI adalah

perangkat keras (hardware), translation software/transaction converter, mail box facilities dan pedoman prosedur untuk implementasi. EDI dapat dipakai sebagai suatu strategi karena dengan adanya EDI strategi cost leadership dapat dipenuhi, keungulan-keunggulan yang dimiliki EDI diantaranya adalah : (1) Menghemat biaya pembelian, (2) Menghemat biaya dokumentasi, (3) Menghemat waktu, (4) Menghemat biaya tenaga kerja dan (5) Mempercepat proses transaksi pembelian dan mengendalikan manajemen persediaan. Sedangkan beberapa kendala yang dihadapi implementasi diantaranya adalah : (1) Tidak adanya standar global tunggal, (2) Mahalnya biaya implementasi, (3) Dual system, (4) Hambatan budaya dan (5) Kesulitan yang berkaitan dengan faktor manusia.